Vernichtung von Dateien: Wenn sensible Informationen in die falschen Hände geraten, kann das Unternehmen ernsthafte Risiken eingehen. Dabei geht es nicht nur um Bußgelder, sondern auch um den Verlust von Kunden und um Strafen. Deshalb sollte man stets darauf achten, dass im Unternehmen die Aktenvernichtung richtig zum Einsatz kommt.
Aktenvernichtung: Preise im Unternehmen?
Wenn es um Preise für die Aktenvernichtung geht, können leider keine pauschalen Zahlen genannt werden. Denn jedes Unternehmen ist individuell, da es unterschiedliche Aspekte beansprucht.
Die Kosten für die Aktenvernichtung im Unternehmen setzen sich jedoch aus verschiedenen Faktoren zusammen.
Vernichtung von Dateien: Überblick über die Dienstleistungen
Es ist ratsam, sich im Voraus Gedanken darüber zu machen, welche Dienstleistungen benötigt werden.
Hat sich bereits ein ganzer Berg von Akten im Büro angesammelt?
Hierfür eignen sich sowohl die mobile als auch die stationäre Aktenvernichtung. Alternativ kann auch ein Industrie-Schredder in Betracht gezogen werden.
Gibt es nur eine kleine Menge Papier zu vernichten?
Dann ist eine Aktenvernichtung per Selbstanlieferung ratsam. Ist die Menge der Akten sehr gering, lohnt sich das Schreddern in der Vernichtungsanlage nicht. Außerdem kann man darüber nachdenken, ob man sich einen handelsüblichen Aktenvernichter für das Büro zulegen möchte.
Soll die Vernichtung vor Ort erfolgen?
Einige Dienstleister bieten auch eine mobile Aktenvernichtung an, d.h. vor Ort. Bei dieser Variante kann man persönlich vor Ort sein – zum Beispiel bei der Aktenvernichtung in Mannheim.
Was sind die Vorteile der Aktenvernichtung im Unternehmen?
In erster Linie werden sensible Dokumente professionell und sicher von Profis vernichtet.
Mit einem Aktenvernichtungsdienstleister lässt sich Zeit und Geld sparen.
Darüber hinaus werden alle Materialien recycelt und der ökologische Fußabdruck wird verringert.
Schutzklasse und Sicherheitsstufen
Nach zertifizierten Aktenvernichtungsdiensten müssen die Anbieter personenbezogene Akten und Dokumente nach DIN 66399 vernichten. Enthalten Akten also personenbezogene Daten, müssen sie mindestens nach Sicherheitsstufe drei vernichtet werden.
Was ist bei der Vernichtung von Dokumenten im Unternehmen zu beachten?
Neben der datenschutzkonformen Vernichtung gibt es weitere wichtige Aspekte, die man nicht außer Acht lassen sollte.
Aktenvernichtungsbehälter
Die Sicherheitsbehälter sind in verschiedenen Größen erhältlich und eignen sich sehr gut für den sicheren Transport von Daten. In einer abschließbaren Datentonne können Altakten und Datenträger sicher gesammelt werden. Je nach Menge der Akten sollte auch das richtige Containermodell gewählt werden.
Kann die Vernichtung von Akten und Dokumenten nachgewiesen werden?
Diese Frage kann mit „Ja“ beantwortet werden – denn die Dienstleister müssen die Aktenvernichtung schriftlich dokumentieren. Der Kunde erhält am Ende ein Vernichtungsprotokoll als Nachweis, mit dem er beweisen kann, dass die Vernichtung gemäß den gesetzlichen Vorschriften erfolgt ist.
Dokumenten-Schredder
Nicht nur im heimischen Büro, sondern auch im Unternehmen fällt eine Menge Papierkram an – wenn nicht sogar noch mehr! Deshalb spielen viele Unternehmer mit dem Gedanken, einen Aktenvernichter für ihr Büro anzuschaffen, um geheime und betriebliche Dokumente diskret und sicher vernichten zu können.
Die Kosten sind für die meisten Menschen ein entscheidender Faktor, vor allem wenn man in einen guten Aktenvernichter für das Unternehmen investieren möchte. Es ist daher ratsam, sich im Voraus Gedanken über die Investition zu machen. Die Preise richten sich nach verschiedenen Faktoren wie Schnittleistung, Eigenschaften, Auffangvolumen, Schutzklassen usw.
Kleines Büro: Kosten zwischen 150 und 400 Euro
Großes Büro: Kosten 1.200 Euro und mehr
Aktenvernichter für große Büros sind in der Regel teurer als für kleine Büros. Hier kommt es auch darauf an, ob man vorhat, den Schredder auf oder unter dem Tisch zu platzieren oder ob das Gerät mitten im Raum für andere Nutzer aufgestellt wird.
